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差し込み印刷とは、別ファイルで作成したデータベースをWordが参照して、文書の指定した位置に、データベースの情報を差し込み、印刷することをいいます。その代表的なものが、宛名印刷です。Excelで作成した住所録を使い、住所録の情報をWordの文書に差し込み、印刷します。Wordで個別に住所などの情報を入力する必要がありませんので、多数の宛名を印刷する場合であっても、簡単に作成することができます。この記事では、宛名印刷の方法を解説します。
※この記事は、Microsoft 365のWordを利用して説明しています。他のバージョンのWordでは、操作方法が異なる場合があります。
Word 住所録の作成
まずはExcelを使い、住所録を作成します。下の例では、姓、名、敬称、郵便番号、住所1、住所2だけですが、会社名や役職を追加することもできます。Wordに差し込むことができる情報は、後で説明するフィールドの対応で確認できます。また、Excelの住所録には、宛名の印刷には不要な項目があっても問題ありません。例えば、メモという列を作り、コメントを入力したとしても、宛名の印刷には影響しません。
住所録の入力が完成したら、ファイルを保存し、Excelは閉じます。
住所録の作成
Word はがき宛名面印刷ウィザード
Wordに戻り、宛名面の作成をします。Wordには、はがき宛名面印刷ウィザードがありますので、このウィザードに従い、順番に進めれば、はがきに宛名を印刷することは、それほど難しいことではありません。
差し込み文書タブのリボンで作成の項目にあるはがき印刷を選択します。次に、宛名面の作成をクリックします。
宛名面の作成
はがき宛名面印刷ウィザードが始まりますので、「次へ」をクリックします。
はがき宛名面印刷ウィザード
「はがきの種類を選択してください」と表示されますので、該当するものを選びます。この記事では、通常はがきを選択します。選択をしたら、「次へ」をクリックします。
はがきの種類
宛名を印刷する向きを縦書きと横書きから選べます。選択をしたら、「次へ」をクリックします。
「書式を設定します」と「差出人の住所を入力します」は、ここでは省略しますが、必要であれば、希望の書式を選び、差出人情報を入力します。
縦書き／横書き
次に、宛名に差し込む住所録を指定します。先程Excelで住所録を作成しましたので、既存の住所録ファイルに該当します。参照をクリックして、先程保存した住所録のファイルを選択します。ファイルを選択できたら、「次へ」をクリックします。
宛名に差し込む住所録の指定
「設定は終了しました」と表示されるので、完了をクリックします。
設定終了
Word フィールドの対応
はがきが表示されますが、その中に住所録の情報が差し込まれています。ただし、ここではまだ、住所録の情報が正しい位置に差し込まれていないこともありますので、調整が必要です。
下の例では、右から2つ目のブロック内上部に、「一郎」と不要な文字が入ってしまっています。WordのフィールドとExcelで作った住所録のフィールドが、一部誤って対応しているようです。これを調整するには、差し込み文書タブのリボンにある「文章入力とフィールドの挿入」の項目で、フィールドの対応をクリックします。フィールドの対応というウィンドウが表示されますので、ここで確認します。
Wordの会社名のフィールドに、住所録の「名」が対応してしまっているので、「一郎」と不要な文字が差し込まれていたことが分かります。これを「（対応なし）」に変更します。
また、ここでWordのフィールド一覧が表示されていますので、Excelで住所録を作成する際に、どのような項目を作成するとよいか、参照できます。
フィールドの対応
Word 結果のプレビュー
それぞれのフィールドが、はがきのどの位置に挿入されているのかを確認するためには、結果のプレビューを解除します。
結果のプレビューを解除するためには、差し込み文書タブのリボンにある結果のプレビューの項目で、結果のプレビューをクリックします。そうすると、フィールド名が表示されます。
結果のプレビューを解除
Word 印刷
住所の文字数が多い場合など、きれいに差し込まれずに、住所が途中で切れてしまうことがあります。そのため、可能であれば印刷の前に、住所録から差し込まれた宛名を、1件ずつ確認することをおすすめします。
差し込み文書タブのリボンにある完了の項目で、「完了と差し込み」をクリックします。次に、「個々のドキュメントの編集」を選択します。このように進むと、宛名1件ずつ確認しながら、個別に編集することができます。
完了と差し込み
宛名の数だけページが作成されますので、住所録から差し込まれた1件ずつの宛名を確認します。修正が必要であれば、直接編集しましょう。問題がなければ、ファイルタブから印刷へと進みます。
印刷
まとめ
はがき宛名面印刷ウィザードを使った宛名印刷を例に、差し込み印刷を解説しました。差し込み印刷が使えるようになると、はがきの宛名だけではなく、宛名ラベルを作成することもできますし、案内状に宛名を差し込んで印刷することもできます。差し込み印刷は、応用がきく便利な機能です。
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