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PowerPoint 表・図の描画【第4章,難易度★★★☆☆基本編】

(難易度:★★★☆☆)

PowerPoint(パワーポイント)はMicrosoft社が提供している、プレゼンテーション用資料作成のために作られたソフトソフトウェアです。
今回はその中でも一番よく使う、表・図形について説明します。

PowerPointなどプレゼンテーションツールを使用する一番の目的は、よりわかりやすく伝える、より理解の齟齬なく情報を共有することだと筆者は考えています。そのために利用する表・図形はPowerPoint編集の花形といってもい重要なポジションになっています。

色々な図形いろいろな表の表し方がありますので、是非自在に扱えるようになりましょう。
要素は多岐にわたりますのでここでは筆者の独断と偏見で、より使用する図形・表やその付随機能について説明します。

PowerPoint表の描画方法

PowerPointで表現するものの代表例が表です。議論するときに現状のまとめを表示するために使用したり、時によってはスライドを写しながら打合せの中で表を完成させていき整理をするという場面も人によってはあるでしょう。
PowerPointには表機能があるのですが使い勝手にやや癖があり、複数の描画方法を覚えておくと資料作成で困ったときに応用が利くようになります。ここではPowerPointの表機能を利用する方法、図形”四角”を利用した表の表現を例にして表の作成方法を説明します。

PowerPointの表機能の利用

PowerPointでは手早く表を描画する方法が用意されていますので、まずは表を描いてみましょう。

表の作成方法

方法は上部の”挿入”タブから表を選び、必要な行数、列数になるようにカーソルを移動してクリックをすればOKです。表の各マスには文字を入力することが可能ですが、Excelのように計算をさせることはできません。文字を入力し、その後書式設定をしていけば、例えば上図の右側のような表に編集することができます。

以下で表の作成に関わる機能を説明していきます。

表の行・列の挿入/削除

表の行や列を追加/削除したくなることはよくあると思いますが、こちらも比較的簡単に操作できます。追加したい場合は、追加したい行/列 と隣接するセルで右クリックをします。削除する場合は削除したい行/列に含まれるセルで右クリックをします。挿入/削除ボタンをクリックし、必要な操作を選択しましょう。


列の追加・削除例

注意点として、挿入時はテーブル全体のサイズがそのままになるため、サイズ調整を再度行うことになります。列・行は多めの表で作成し始めることをおススメします。上図では列の追加・削除を例に記載していますが、行でも要領は同じです。また右クリックで表示させている挿入/削除ボタンですが、”レイアウト”タブ内にも同じ内容のボタンがありますので、使い勝手が良い方で編集しましょう。


レイアウトタブ内の、挿入/削除ボタン

 表のサイズ調整

表サイズ調整には全体サイズの調整と、セル間の境界線の調整があります。
全体サイズは表を選択したときに8か所に現れる白い点を、クリックアンドドラッグで動かしてあげると一律にセルサイズが引き延ばされて、あるいは縮んでサイズ変更されます。一方表の中の境界線を操作すると、サイズは変わらず境界線位置が調整されます。(一番外側の境界線の場合はサイズも調整されます。)
また、文字列が入力してある場合に、境界線をダブルクリックすると、左のセルの文字列長さに自動調整されます。


表サイズの調整例

表のデザインの選択

表を描画したら、表のおおよそのデザインを定めましょう。PowerPointではプリセットデザインが用意されています。
表を選択した状態で”テーブルデザイン”タブをクリックし、左側のウィンドウより一番近いテーマを選びます。下図では3例の設定例を表示しています。


テーブルデザイン選択例

ここからさらに個別で書式設定していきます。

 表の書式設定

さらに詳細の書式設定を行いたいとき、表全体に反映させたい内容は表全体を選択、セル内や特定行/列で書式反映させたいときは該当箇所を選択して実行します。表の設定で大まかなところは文字の色・サイズ、背景の色、罫線の色・太さあたりかと思います。

文字の色・サイズや背景の色については、それぞれテキストボックス等で文字列編集するときと同様に該当のセルや文字列を選択して”ホーム”タブ内のボタンで設定していきます。


表の文字フォント、文字色・サイズ、背景色の設定場所

罫線については”テーブルデザイン”タブで設定が出来ます。まずは引きたい罫線の設定として、線の種類・太さ・色を選択します。
一本ずつ線を引く場合は「罫線を引く」をクリックし、変更したい表の線をクリックすると変更されます(下図ではこの例を説明しています)。まとめて設定したい場合は、表の該当部分を選択してから「罫線 ▽」をクリックし、該当するパターンをクリックすると一括で変更されます。


罫線の設定例(一本ずつ)

その他細かい書式設定は色々ありますが、よく使う書式設定としてはこのあたりだと思います。
これでPowerPointで用意されている表はざっくりと利用できるようになると思います。しかし、実は筆者はPowerPointの表機能の使用を積極的にはおススメしておりません。手早く表を描けるので時間が少ない時には確かに非常に便利なのですが、表のサイズ調整がやりづらい、後述する”グループ化”ができない等使い勝手がよくない部分もあります。

今回表の描画方法を3つ説明している理由はそんな理由で、以下で説明する2つの方法を覚えておくことで使い勝手が向上しますので、是非合わせて読んでみてください。

Excel表の貼り付け

PowerPointで資料をつくる際に煩わしい状況の一つが、データ整理をExcelで行った結果をPowerPointに記載するときです。画像で貼り付けてもいいのですが、そうすると編集するときに毎回Excelに立ち戻らなければならないというのも煩わしいですよね。そんな時には、Excelの表をそのまま貼り付ける方法があります。表記もExcelシートに準ずるため見栄えや状況により使い分けが必要ですが、計算式などでも反映させられるため何か数式を含む表の描画時などに威力を発揮します。

実例を挙げてみましょう。下記の表をパワーポイントに貼り付けます。平均点などは計算値なので、誤記があった際の修正が面倒なので今回はエクセルを直接貼り付けます。


PowerPointに貼り付ける表

方法はまず、”挿入”タブ内「表」から、”Excelワークシート”をクリックします。そうするとスライド内にExcelシートが出現します。そこへ、表示したい表をコピペします。最後にExcelシート外側の黒点を動かして表示範囲を調整して、Excelシートの外側をクリックしたら完了です。


Excel表の作成手順例

セルの中を編集したいときはExcelシートをダブルクリックすることでExcelシートがアクティブにして数字や数式を変更します。Excel機能も含めた編集ができるため便宜性は上がりますが、ファイルサイズが大きくなりがちなので状況に応じて使い分けましょう。

図形”四角”を利用した表の表現

最後はちょっと毛色が変わり、表を描画する機能ではないですが図形”四角”を利用して表を描画するというものです。実は筆者はこれを一番多用しています。
表機能で成形する際の、サイズ調整や”グループ化”できない問題、結合や分割をしたいときの手間を改善できる方法になっています。
慣れるまでは図形をきれいに配置することも難しいかもしれませんが、後述する図形にかかる便利機能内の”グリッド設定”を組み合わせることで簡単きれいに自由な表を描画できます。


“四角”を並べて描画した表の例

やり方はシンプルで、四角い箱を並べるだけです。四角の中に文字を入力すれば見た目的には表と大差ありませんね。各ボックスのサイズも自由自在なのでより自由度が高く作図できます。うまく表がかけないときはこちらを検討してはいかがでしょう?

PowerPoint図の描画方法

続いて図の描画方法について説明します。ひと口に”図”といっても色々ありPowerPointでも色々な描画が用意されていますが、ここではよく使う”図形”、”アイコン”について説明し、その中でもよく使う”矢印”について補足説明をします。

図形

イメージ図などは、丸、三角、四角や曲線、直線、吹き出し等様々な図形を組み合わせて描画されます。PowerPointでの図形描画はどれも比較的直観的に描画できるものばかりで、いくつか描画してみると、他の図形の描画の仕方も何となくわかります。
例えば吹き出しを描画しましょう。”挿入”タブ、「図形」の中から吹き出しを選択しクリックします。次に描画範囲をスライド上にドラッグして指定すると、図形が描画されます。


図形の描画手順例

文字列は描画した図形を選択した状態でキーボードを叩けば入力されます。図形を選択して、周囲に出てくる4~8個の白い点を動かせば図形の大きさを修正できます。今回は丸い吹き出しにしたので、吹き出しの先をオレンジの点をマウスで移動させて指定し、おおよその描画は完了します。

ここまで操作して、「やっぱり四角い吹き出しにしたい」となった時は、図形を選択した状態で”図形の書式”タブから図形の編集⇒図形の変更をクリックし、変更する図形を選びます。例えば四角い吹出しを選べば、下図のように文字列はそのまま四角い吹出しの図形に変更されます。


図形の変更例

このように、図形を指定しサイズを指定して一度貼り付け、文字列・サイズを決定してから最後に書式を変更するという流れが一般的です。書式設定は図形によって微妙に設定箇所や調整箇所が違いますが、文字フォント・文字サイズ・文字の色・塗りつぶし色・枠線種類/太さ・枠線色・前面/背面の移動あたりがよく設定する内容になります。

枠線の種類/太さ、前面/背面の移動以外は先述した表の書式設定に近い内容なので、設定を行える場所のみ下図で示します。書式設定をする図形や文字列を選択したうえで、設定を実施してみてください。


文字や図形に関してよく使う項目の設定箇所

枠線の種類と太さについては、枠線の色を設定するボタンの横の下矢印から設定できます。枠線の種類は実線、点線、一点鎖線等から選択、太さは数段階に分かれておりその中から選択します。


枠線の種類・太さの設定例

前面/背面の移動については、2枚以上の図形について、どちらが手前にあるかを設定できます。1段階ずつ前面/背面に移動するボタンと最前面/最背面へ一気に移動するボタンがあります。下図は背面への移動例ですが、前面への移動も同様です。


図形の背面への移動例

2枚以上の図形で横並びに存在することはPowerPoint上ではありえない(一般的にも重なる場合はそうですね)ので、どちらを手前に表示させるか、常に意識しながら描画していく必要がありますので覚えておきましょう。

これで一通りの図形は描画できるようになったと思います。

アイコン

アイコンはイメージ図をすでにMicrosoftで用意してくれているもので、著作権を気にせず使用でるので資料作成時にはかなり重宝します。”挿入”タブ内の「アイコン」より使用する図を選択します。


アイコンの使用方法

アイコンでは、図形の空白部は塗りつぶし無しになっており背面の図形が移ります。書式設定時に塗りつぶしの色と枠線の色の設定が図形とは少々勝手が違い慣れないかもしれませんが、慣れてしまえば図形と同じ感覚で扱えます。


アイコンの塗りつぶしと枠線設定例

矢印について

数ある図形描画の中でもとりわけよく使うのが”四角”と”矢印”だと思います。矢印は資料の流れを示す大事な要素です。こちらも色々な図形が用意されていますので補足説明します。まず矢印にもいろいろな種類があります。図形で用意されているものや矢印ではないが矢印として使用できる図形、アイコンの矢印などがあります。


矢印の種類の例

ブロック矢印やアイコンの矢印は見栄えがするのですが、多用すると資料がうるさくなったり、一つ一つの矢印が面積を取るので使いづらかったりします。面積を取ってしまう問題から、矢印のような図形を利用されるケースも多くあります。(特に三角形は幅の広い矢印としてよく使用されます。)
このようなブロック図形にように取り扱える矢印は、調整して使うしかないですので用途に合わせて効果的に使いましょう。

一方で直線矢印やコネクタ矢印は使用仕方によっては便利な使い方もあるので、簡単にだけ解説します。
まず、これらの矢印は先端形状が2種類から選べます。(先端が三又のものと、三角形のもの)また線分の両端の形状を枠線の設定から選択できます。そのため、矢印の方向が違ったり、矢印ではなく普通の線でつなぎたくなった時の修正が楽になります。


直線矢印・コネクタ矢印の始端/終端設定方法例

次にコネクタ矢印は、つないだ先の図形に接続することで、図形が動いた時も矢印の始端・終端が追従してくれるように描画することが可能です。この機能が非常に便利になりますので是非覚えておくことをおススメします。


コネクタ矢印の効果

とはいえコネクタ矢印は細い矢印が前提なので、矢印を強く出したときの資料には向きません。用途に合わせて使い分けましょう。

PowerPoint図形描画にかかる便利機能

PowerPointでは図形をきれいに描画したり配置する際に便利な機能がいくつか用意されています。ここではその中でよく使うものを紹介します。

図形サイズの詳細指定

通常図形のサイズを変更する際はマウスで調整することが多いかと思いますが、サイズを縦横寸法で指定することができます。方法は簡単で、サイズ変更を行う図形を選択し、”図形の書式”タブの右端の「サイズ」で高さと幅のサイズを指定するだけです。また縦横比を固定する場合は「サイズ」ブロックの右下の四角をクリックし、プロパティウィンドウの”縦横比を固定する”にチェックを入れればサイズ変更時も縦横比は保存されるようになります。


図形サイズの指定方法

きれいに図形を描画し、配置する際にはこの機能がとても役立つので理解しておきましょう。

Shiftキー・Ctrlキー

図形描画時に、ShiftキーやCtrlキーの役割を理解しておくと図形を編集する効率が格段に上がります。覚えなくても図形描画に支障はないですが、覚えておく方が役に立つことが多いと思うので簡単に把握しておきましょう。

まずShiftキーの役割です。

  • Shiftを押しながら図形を作成することで、縦横比1:1、または直線として図形を描く。
  • Shiftを押しながら図形のサイズ変更することで、縦横比を固定して拡大/縮小する。
  • Shiftを押しながら複数の図形を選ぶことで、複数図形を選択する。
  • shiftを押しながら図形を移動することで、0度または90度の角度で動かせる。
  • 図形を選択したうえでShiftを押しながら十字カーソルを押すことで、図形サイズを変更する。

続いてCtrlキーの役割です。もちろんこのほかにショートカットキーを実行する役割もあります。

  • Ctrlを押しながら図形のサイズを変更することで、図形の中心を変えずに図形を拡大/縮小する。
  • Ctrlを押しながら複数の図形を選ぶことで、複数図形を選択する。
  • Ctrlを押しながら図形を移動することで、元の図形がコピーされる。
  • 図形を選択したうえでCtrlを押しながら十字カーソルを押すことで、図形を細かく移動できる。

良く利用されるShiftとCtrlの役割は以上です。気になるものがあれば是非使ってみてください。

グリッド線機能

図形を配置する際に、縦横をきれいに配置したいですよね。その時に”グリッド”という機能が役立ちます。グリッドとは目盛のことで、図形をこの目盛に合わせる設定があります。これを設定することで簡単に縦横を揃えて図形を描画できます。

設定方法は”表示”タブ内、表示ブロックの右下の四角をクリックして設定ウィンドウを出します。設定ウィンドウ内の”描画オブジェクトをグリッド線に合わせる”にチェックを入れれば設定は完了です。グリッド間隔は同じウィンドウで選択することで調整できます。
また、グリッドをスライド上に表示することも可能で、その場合は”グリッドを表示”にチェックを入れましょう。
(グリッド表示はスライドショー作成時用の目安であり、スライドショーやPDF化されたときには表記されない)


グリッドに合わせてオブジェクトを配置するための設定例

グリッド設定は設定したPowerPointファイルの全スライドで対象となります。これだけでも図形配置にかかる時間が大幅に削減できるようになります。

グループ化

最後にグループ化について説明します。
上述のように図形を描画していきますが、関連する図形はひとまとめに動かしたり、位置関係を崩さないように拡大/縮小したいケースも頻繁に起こるでしょう。そのようなときに便利な機能が、グループ化機能です。この機能を用いることで複数の図形をひとまとめに取り扱うことができるようになります。


グループ化設定の例

設定方法は、該当する図形をすべて選択した状態で右クリック→”グループ化” で完了します。解除するときは”グループ化解除”でもとに戻すことができます。非常に便利なのですが、留意点もあります。
グループ化した図形を複数選択する場合は同じグループ内のみ可能という事です。グループ外の図形と複数選択しようとすると、グループ化されている図形はグループ単位でしか選択できません。図形のコピーするときなどに、ここに若干の扱いづらさが発生します。グループ化は必要な部分のみに留める等、多用しすぎないように注意しましょう。

そのうえで作業効率を大きく上げる機能には間違いないので、積極的に使っていただければと思います。

まとめ

本ページではPowerPointにおいてよく使うスライドショーの機能およびその設定について説明しました。より自由にPowerPointを使ったプレゼンをするためにはいろいろな機能を知っておくことは大きな力になります。PowerPointでできること操作,導入など【第1章,難易度★☆☆☆☆基本編】PowerPoint 基本操作,名称,スライド編集など【第2章,難易度★★☆☆☆基本編】PowerPoint スライドショーの設定【第3章,難易度★★★☆☆基本編】PowerPoint 表・図の描画【第4章,難易度★★★☆☆基本編】PowerPoint 画像・動画の使用,挿入【第5章,難易度★★★★☆基本編】PowerPoint アニメーションの設定【第6章,難易度★★★☆☆基本編】PowerPoint スライドマスタの使用【第7章,難易度★★★★★応用編】Word,ワード 使い方まとめ初心者~プロまで【全1章~8章】PowerPoint,パワーポイント 使い方まとめ初心者~プロまで【全1章~7章】Excel,エクセル 使い方まとめ初心者~プロまで【全1章~8章】Photoshopの使い方!初心者むけ最短上達の方法!写真加工などをプロが教える

ぜひ本ページを参考頂き、あなたの”型”を模索してみてください!