PowerPointでできること操作,導入など【第1章,難易度★☆☆☆☆基本編】

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(難易度：★☆☆☆☆)

PowerPoint(パワーポイント)はMicrosoft社が提供している、プレゼンテーション用資料作成のために作られたソフトソフトウェアです。
社会でもプレゼン資料の大半はこのPowerPointで作成されており、他ソフトの資料もPowerPointへの変換を求められることさえあるグローバルスタンダードなソフトです。

広く使われているのは、スライド型の資料を手軽に作成できることとその自由度と操作性の高さのためと考えています。そのような便利機能を、実用でよく使うものに絞って説明していきます。これから習得をという方、是非ご参考頂けましたらと思います。

今回は概念編ということで、PowerPointでできることと導入方法について説明します。

PowerPointでできること

PowerPointは基本的にプレゼン用資料を作り、実際にプレゼンテーションを実施するソフトです。

プレゼン用資料の作成例

付随して様々な機能がありますので、その代表的なものをさらっていきます。

図表の描画

PowerPointのメイン機能です。効果的なプレゼンを行うためには、伝えたいことを言葉と図形で伝える必要があり、図表の描画は必須スキルとも言える内容となります。PowerPointでは基本図形の他、アイコンなど著作権等を気にしないで使用できるイメージ画像なども用意されています。またもちろん表も描画できます。ここではその一部をご紹介します。

■ 図の描画
基本図形はPowerPoint上部の”挿入”タブより、図形を選択することで簡単に使用することができます。
上部の”ホーム”、”挿入”、”デザイン”などのまとまりのことをMicrosoft Officeでは”タブ”と呼びますので覚えておきましょう。（本説明でも多用します。）

図形の選択

例えば直線、矢印、円や楕円、曲線、円柱、星形等様々な図形を描くことができます。各図形には文字入力を行ったりサイズ変更を詳細に設定したり、塗りつぶし等の色設定が行えます。図形描画を専門に行えるソフトには負けますが、かなり自由度が高く作図することができます。

PowerPointで用意されている図形の例

■アイコン
スライドに挿絵を入れたいとき、著作権フリーの画像を探すのは大変ですよね。PowerPointでは簡単な挿絵用の絵は、”アイコン”として用意されています。（Office2016以降)

アイコンの選択例

こちらを有効利用することでワンランク上の見やすい資料を手早く作成することができるようになります。

アイコンを使った表現例

■表の描画
PowerPointでは表の描画も直観的に行えるように考慮されています。一般的な表はPowerPointの機能で十分表現できると思います。
また、表をExcelで作成したとき等は、そのエクセル表示をそのまま使用したいですよね。そういう場合、Excelの表をそのまま貼り付けることもできます。

表の描画例

アニメーション設定

プレゼン時には聴衆の興味をひいたり視線を誘導するために、スライド上の文字や画像を動かしたいという場合があります。そんな時にアニメーション設定を使用します。
アニメーションは一般に使いすぎるとスライド編集が煩雑になり、また伝えたいことがぼやける場合があるため多用は禁物ですが、適度に使うことでプレゼン効果が上がる場合も多く存在します。
（もっとも、アニメーションをどの程度使用するかは業界・分野・コミュニティ次第で様々な考え方があり、そこそこに合った使い方をすることが一番大事だったりもします。）

アニメーションの例(フェードインとスライドイン)

例えば、クリックで画像や文字を浮かび上がらせたり、スライド外からスライド内へ動かす等ができます。詳しくは別のページにて解説しますが、文字や画像をクリックによってスライド中で動かしたり表示したり消したりできる、ぐらいの認識で思っていただければと思います。

画像の加工

写真などの画像に加工をかけたいとき、簡単な加工ならPowerPointを利用することで実現できます。これはプレゼン資料作成時に画像を編集したい要求に合わせたものなので、本格的に加工したい場合は専用ソフトを使用することをおすすめしますが、結構いろいろな加工ができるようになってきています。

画像加工の例

例えばモザイクをかけたり、手書き風のタッチに変えたり、明るさを調整したりすることができます。もし気になればいろいろ触ってみることをおすすめします。

プレゼンテーションの実施

PowerPointでは、これまで設定した内容を全画面で発表できます。
スライドの切り替わりのアニメーションや、発表用メモを見ながら発表できる発表者ツールなどが用意されています。

発表者ツールのイメージ

プレゼンを行う状況にあったプレゼン方法を是非見つけてみてください。

ポスター作成

該当にポスターを張りたいときやチラシ作成にもPowerPointは有用です。PowerPointでは印刷用紙のサイズ設定に合わせて編集ができるため、このサイズをA0等にすればポスターなども作成することができます。

スライドサイズの変更例

図柄などの描画はやはり専用ソフトの方が強いですが、他ソフトで作成した図柄を貼り付けて全体校正の編集はPowerPointで実施するなどの使い様が想定できます。

プレゼンフォーマットの作成（スライドマスタ機能）

社内やプロジェクトの中でスライドのフォーマットを揃えたいという要求は当然出てきますよね。学会の研究発表などでも、フォーマットを作成せずに発表するのは恥ずかしいことだと断言する人もいるぐらい、プレゼンフォーマットは大事なものになります。

具体的には、タイトルの位置やフォント、本文のデフォルト書式、フォント形式やサイズ、ページ表記の有無、タイトル・中表紙スライドの共通化等に便利になります。また”confidential”、”社外秘”　などの記載忘れが無いようにフォーマットを用意しておくというのも有効です。同じ組織からのスライドが毎回同じ様式だと、見栄えや一体感も変わってきますよね。

スライドマスタの作成例

このようなフォーマットを作成しておくと、最低限の様式を統一することができます。

PDFの作成

Microsoft OfficeおよびMicrosoft365のファイル作成ソフトは標準搭載でPDFの作成ができるようになっています。PowerPointは非常に普及していますが、相手によっては開くことができない場合もあります。また、印刷や、編集不能にする意味合いも含めるとPDF化のメリットというのは各所で現れるため、やり方は押さえておくと良いと思います。

やり方は非常に簡単です。”ファイル”タブから”エクスポート”を選び、PDF/XPSの作成をクリックし保存するだけです。

簡単にPDF変換が可能

PDFで資料を作成する必要がある方で編集方法に迷われている方へは、手軽にPDF化できるという点でPowerPointも候補の1つとしておすすめします。

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PowerPointのダウンロード,入手方法

PowerPointでできることをイメージいただいたところで、PowerPointの入手方法を説明します。
PowerPointの入手には大きく2種類の方法があります。

買い切りのMicrosoft OfficeまたはMicrosoft PowerPointを購入し、インストールする。
Microsoft 365 （サブスクリプションサービス）に登録し、ダウンロード・インストールする。

１の場合はPCソフトを取り扱っている電気店やAmazonなどのネットショップで購入しましょう。WordやExcel、Outlook等も使用する場合はパッケージ化されているOfficeの購入がお買い得です。

2の場合は下記URLより必要なものを選択・登録し、Webで購入しましょう。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

1は永続ライセンスとなります。2はサブスクリプションで1年ごとに支払いが必要な代わり、常に最新版にアップグレードされるという特徴があります。

筆者は2のMicrosoft 365 Personalをおススメします。自分に合うもの、取引先や仲間内でよく使うもの等、環境に合ったプレゼン用ソフトを選んでみましょう。

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PowerPointのファイル作成・保存

PowerPointをインストールしたら、ファイルを作成しましょう。
大きくファイルの作成方法は2種類あります。一つはWindowsマークからPowerPointを選択して保存する方法、もう一つはフォルダ上で新規作成からファイル作成する方法です。

ファイル作成方法例

この２つの方法を参考にファイルを作成し、慣れていきましょう。

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PowerPoint以外のプレゼン用ソフト

ところで、プレゼンテーション用ソフトはPowerPoint以外にもあります。google スライドやLibre Office Impressなどがその代表例です。

近年は使用ソフトも多様化が進んでいますが、現状世界的にもPowerPointが主流です。特にプレゼンテーションは、同じPCでいろいろな人がプレゼンする等のシチュエーションからソフトウェアを統一したい意識もはたらくため、特にPowerPointが強い印象です。
他のソフトもPowerPointと互換するように調整されている場合が多いです。

ですが、もちろんそれぞれのソフトで特色があるので、興味がある方は是非いろんなプレゼンテーション用ソフトを触ってみることをおススメします。

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