PowerPoint 基本操作,名称,スライド編集など【第2章,難易度★★☆☆☆基本編】

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(難易度：★★☆☆☆)

PowerPoint(パワーポイント)はMicrosoft社が提供している、プレゼンテーション用資料作成のために作られたソフトソフトウェアです。今回は編集して簡単なプレゼンを実施できるところまでを説明します。

PowerPointはExcelに比較すると、使用法はそれほど難しくないのですが、実はきれいなプレゼン資料を作成することや伝わるプレゼン技術の習得の方が難しいというのが大きな特徴となっています。イメージを具現化するために操作の基本を習得しましょう。

PowerPoint文字入力とフォント設定

プレゼン資料を作成するには、まず文字を打たなければ始まりません。ここでは文字入力とフォント設定を説明します。
まずはフォーマットに従って文字を打ちましょう。ここではプリセットのレイアウトを参考に作成してみます。

文字入力例

“タイトルを入力”や”テキストを入力”の枠内をクリックして文字入力すれば簡単な文字は入力でき、様式もスライドごとにある程度統一することができます。しかし文字入力するときは場所やフォントなど含め、自由に配置したくなりますよね。そんな時はテキストボックスや図形の”四角”を利用して文字列を打ち込みます。オブジェクトを選択した状態で文字列入力を行うと文字が打ち込まれます。

四角やテキストボックスを利用した文字入力例

続いて、文字入力ができたら次はフォント設定を考えます。伝えたいことをしっかり伝えるために、強調部分を太字、斜体、文字色変更、背景色の変更等を行うことがよく行われます。またPowerPointでは基本的にスライドやファイルを通して同じ文字フォントに統一することが好まれるケースが多いですが、状況によっては文字フォント自体も変更することがあります。

ここではまず文字フォントから見ていきましょう。
PowerPointに関わらずMicrosoft Officeでは文字フォントを、実際の反映結果を見ながら選ぶことができます。フォントを変えたい文字を範囲指定するか、オブジェクト単位で文字フォントを選択できます。フォントを選ぶときは、”ホーム”タブ内の文字フォントのボックスから選択します。

文字フォントの設定方法

太字や斜体等のフォントも同様に”ホーム”タブより設定できます。主なフォントはこの中で設定できます。

フォントに関する設定場所

さらに詳細のフォント設定は、文字列範囲指定をした状態で右クリック⇒フォントをクリックするとウィンドウが出ます。先述のフォント指定に加えてこのウィンドウで各種設定が出来ます。こちらでは詳細の説明まではしませんが、いろいろ触りながら覚えていきましょう。

フォントの詳細設定

ここまでの内容で文字の表現方法を覚えられれば、まずはプレゼン資料として最低限のものを作成できるようになります。

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PowerPoint 簡単な図形の描画と画像貼付け

図形描画と画像貼付、画像編集の詳細は別ページに手説明しますので、本節ではスライドを作成するうえで最低限必要な、簡単な貼付けや描画のみ説明します。
まずは図形描画についてですが、基本的に”挿入”タブ ⇒ 図形かアイコンから必要な図形を選び、描画します。これだけでも触ってみるとある程度の描画はできると思います。是非直観的に触ってみていただき、さらにきれいに作図したいときは別ページに詳細説明を記載するのでご参考頂ければと思います。

図形の描画

アイコンの選択

次に画像の貼り付け方法です。簡単にはコピー＆ペーストで問題ありません。しかし、例えば細かい画像を精細に表示したい場合にJPEGでの貼り付けではぼけてしまうなど、状況により形式を選択したい場合があります。例えば場合には形式を選択して貼り付けにて、拡張メタファイルを選ぶことを推奨します。

形式を選択して貼付する例

このように、単純な画像を貼り付ける際も形式を意識して貼り付けるとよりきれいなスライドになります。また画像貼付の際、どこかのサイトなどから画像を貼り付ける際は、著作権を侵害しないように出典を記載することを忘れないようにしましょう。

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PowerPoint スライドショーの実行方法

資料が出来上がれば次に行うのは発表の設定です。PowerPointでは便利な発表者モードが用意されていますので、その使い方を含めプレゼンテーションの設定について説明します。まずは全画面表示でスライドを表示するスライドショーのやり方です。

１ページ目からスライドショーを実行する場合はこちらは”F5″キーを押すか、”スライドショー”タブの「最初から」をクリックしましょう。現在表示しているスライドから実行する場合は、”Shift + F5″か”スライドショー”タブの「現在のスライドから」をクリックしましょう。

スライドショーの開始の仕方

これで最低限のスライドで、スライドショーを実行することが出来ました。ところで、スライドショーには発表者ツールというものがあることをご存じでしょうか？発表者ツールでは発表画面はスライドを表示しながら自身のPCの画面ではメモや次のスライド、時間が見える状態で発表できるモードです。もちろんこちらのモードを使用するかどうかは状況によるかと思いますが、覚えておくことをおすすめします。

発表者ツールのイメージ

使い方は簡単です。
まずスライドショーを開始する前に”スライドショー”タブの「発表者ツールを使用する」にチェックを入れます。次に先述の方法でスライドショーを開始した後、スライドショー画面で右クリック後、”発表者ツールを表示”をクリックします。これで発表者ツールを表示することが出来ます。これにより発表のペースやメモを確認しながら発表できる便利なモードです。

発表者ツールを使用する方法

スライドショーに関しては他にもいろいろな便利機能が用意されていますが、細かい内容も含みますので別ページにて説明します。よろしければご参考ください。

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PowerPoint よく使うショートカットキー12選

(本節のみ難易度　★★★★☆）
形式を選択して貼付の操作でショートカットキーが出てきたので、こちらでは簡単にショートカットキーの例を紹介します。

ショートカットキーを使用することで資料作成効率を大幅に上げることができます。こちらは使えなくとも、右クリックやPowerPoint上部のタブからの選択で操作できるので、難しい場合は読み飛ばして構いません。少々難しいかもしれませんが、効果は大きいので是非覚えてみてください。

まずは一覧でとして、よく使うもの12選を下記に書き出します。是非色々試してみてください。

Ctrl + A：　全選択
Ctrl + C：　コピー
Ctrl + Alt + V：　形式を選択して貼り付け
Ctrl + B：　選択範囲の文字を太文字にする
Ctrl + U：　選択範囲の文字に下線を引く
Ctrl + “>” (Ctrl + Shift + “.”)：文字サイズを一段階大きくする
Ctrl + “<” (Ctrl + Shift + “,”)：文字サイズを一段階小さくする
Ctrl + Z：　一つ戻る
Ctrl + Y：　一つ進む
Ctrl + S：　上書き保存
Ctrl + H：　置換（検索もできる）　※検索のみならCtrl + F
Windows + Shift + S ：　指定範囲のスクリーンショット

ところでPowerPointの場合、ショートカットキー等を使用するときの範囲指定にはオブジェクト内、スライド内、ファイル全体のスコープがあります。ここではCtrl+Aの実施を例にとり説明します。

オブジェクト内でCtrl+Aを実施すると、オブジェクト内文字列が選択されます。スライドのオブジェクトまたはオブジェクトが無いクリックした上でCtrl+Aを実施すると、該当スライド上の全オブジェクトが選択されます。左側のスライド一覧画面でスライドをクリックした上でCtrl+Aを実施すると、すべてのスライドが選択されます。

範囲指定スコープの考え方（Ctrl+Aの例）