Excel レイアウト・出力設定【第3章,難易度★★☆☆☆基本編】

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(難易度：★★☆☆☆)

このページではMicrosoft Excelの基本操作について説明します。
Excelでは書類作成を行うこともありますが、それはレイアウト設定のしやすさが大きな要素の一つと考えられます。
簡単できれいにフォーマットを作成できますが、Excelは文書作成用に作られたソフトウェアではないため、注意点もあります。

今回はレイアウト設定に有用な機能と、出力設定時気を付けることを説明します。

Excel 色・サイズの設定

エクセルで書類を作る際、当然見栄えの良いものにしたいですよね。フォントの選択、サイズの設定、背景色や文字色の設定はその際の必須項目かと思うのではじめに説明します。

まずフォント選択・サイズ・文字色は同じセル内でも一文字毎に設定が可能です。これらの設定は”ホーム”タグが便利です。”ホーム”タグはよく使う機能が集められているので、一通り把握しておきましょう。

“ホーム”タグの機能概要

フォント選択・サイズ・文字色はすべてこのフォント設定の部分で操作できます。フォント設定を変更すると、アクティブセルで効果が反映されます。セル内の一部文字にフォント設定を反映させたい場合は、反映させたい範囲を選択した状態でフォント設定を実施しましょう。

フォント設定機能

一方、背景色はセル単位の設定となり、同じフォント設定の中で設定できます。

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Excel 罫線描画

Excelで表を作図しようと思うと、罫線の引き方は押さえておく必要があります。Excelでは非常に直観的に罫線を引けます。
手順としては、まず表を作成したい範囲を選択し、罫線を引く場所を指定します。単純な格子、外太枠ぐらいの設定であればワンタッチで反映できます。

罫線の描画（単純な格子の例）

しかし実際は色々な線を引くことが必要になると思います。こちらも直観的に罫線を引ける仕組みが用意されています。線を引きたい部分のセルを選択します。そのうえで、罫線設定の”その他の罫線”を選択します。次に線の種類を選択し、選択部分の中で選択した線を引きたい部分をクリックします。線の色も同じウィンドウで設定可能です。これを繰り返すことですべての罫線を設定していきます。

罫線の描画（詳細設定）

こちらの画像だけではわかりづらいかもしれませんので、是非実際に触ってみてください。直観的に操作できることがわかると思います。

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Excel セルの結合

表を整形するうえでセル結合ができると非常に便利にレイアウトを設定することができます。一方で扱いづらさもあるので簡単に説明します。

まずセル結合のやり方は非常に簡単です。結合したいセルを選択し、”セルを結合する”ボタンをクリックすれば結合されます。結合と同時に中央揃えになるので、必要ならば左揃えや右揃えにします。

セルの結合例

このように結合が簡単なため、下図のように大きなセルは結合を前提として基本セルサイズを小さくしたフォーマットが作成されることが多いです。

見積書の作成例（セル結合により成形）

一方でデータ整理に使用する場合、セル結合は最小限にすることが望まれます。理由は、結合セルがあると列単位・行単位のデータ貼り付けや指定が難しくなるためです。セルの関係性を保持するために、貼り付けできない制約が多発します。

用途に従って、セル結合のしすぎには注意しながら活用しましょう。

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Excel フィルタ機能

ファイル出力する際には、提出用に資料に載せる項目と、メモなどのために書いているが載せたくない項目などがあると思います。また、ある一定の在庫数の製品だけをピックアップして確認する等、何らかの条件に合うデータだけを表示したいという要求は様々な現場であります。

そんな時に役に立つ機能が、フィルタ機能です。これはデータを列で見ていき、一定の条件を満たしたデータがある行だけを表示/非表示にする機能です。
テストの点数をまとめるとき、合計点数300点以上のデータのみを表示する、といった設定が出来ます。

具体的なやり方としては、まずフィルタリングしたい領域（表示/非表示の条件が記載されている列が必須）を選択し、フィルタをクリックします。そうするとExcelが自動的にフィルタリング表示できる準備を進めてくれ、セルにはプルダウンのような下矢印のブロックが出現します。

テストの点数フィルタリング１

あとはフィルタリングしたい条件を、条件を確認する列で入れてあげれば完了します。

合計点について出現させた下矢印のブロックをクリックします。そこから表示させたいデータ、表示させたくないデータをチェックボックスで選択したり、条件を入力したりします。
今回は300点以上を表示するので、数値フィルター　→　指定の値以上　をクリックし、ウィンドウに”300″を入力します。これでOKを押すと300点以上のデータのみが表示されるようになります。

テストの点数フィルタリング２(300点以上の表示)

この設定を用いれば、例えば印刷時の表示/非表示を記載する列を持ち、印刷時は”表示”のみとなるようにフィルタリングして印刷する、などという活用が可能になります。

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Excel 表示・非表示機能

フィルタ機能である程度表示/非表示の設定は行っていますが、フィルタは表示になっているデータでも非表示にしたいデータなどがあると思います。そういうデータは個別で設定します。

やり方は対応の列や行を右クリックし、非表示をクリックするだけです。非表示から表示に戻すときは、右クリック⇒再表示をクリックすることで元のように表示されます。

非表示の実施例

非表示セルは自分でも忘れてしまうことも多いため、多用は注意するべきですが便宜のために使用する場面が多い機能になります。

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Excel ページ設定

さて、ここまでの要素でおおよその出力ファイルを作成したとします。それではちゃんと1ページ内に入っているか確認しましょう。エクセルは一枚のシート形式で記載するため、ページ内に入っているかわかりにくいという点があります。

確実にページに収めるには改ページプレビューを使うことをおススメしています。”表示”タブより”改ページプレビューをクリックしてみると、青いラインが入りシート上も明暗が分かれるような書式になると思います。この青いラインの範囲内が1ページ分とみなされます。後はこの青いライン内に調整するか、青いライン自体をずらして1ページに収めるか、など、出力範囲を視覚的に確認することができます。

改ページプレビューによるページ出力設定例

ページ範囲を選択する際は、縦・横印刷や印刷用紙サイズ等も考慮する必要があります。こちらを反映させるには、”ページレイアウト”タブのページ設定から編集します。こちらでページの基本情報を入力することで、改ページプレビューの範囲にも反映されます。

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Excel pdf出力

Excelでファイルを作成したらPDF化したいという要望もあると思います。Microsoft 365ではエクスポート機能が付加されています。まずはExcelとして保存した後、”ファイル”タブからエクスポート　→　PDF/XPSの作成ボタンをクリックし、PDFファイルを作成しください。
※もちろん他のソフトを介してPDF化しても何ら問題はありません。

PDFエクスポートの手順